Mengelola Stakeholder: Sukses Memenangkan Dukungan Bisnis Anda*

Mengelola pemangku kepentingan merupakan salah satu disiplin pengetahuan penting bagi para pelaku bisnis dan orang-orang sukses yang digunakan untuk memenangkan dukungan terhadap orang lain. Melalui pelibatan secara tepat individu atau organisasi yang memiliki perhatian, kepentingan, pengaruh dan kekuatan untuk merubah akan membantu Anda membangun keberhasilan dalam setiap bisnis, proyek atau karir Anda. Kebanyakan perusahaan, organisasi atau orang-orang sukses memberikan perhatian yang cukup besar terhadap pemangku kepentingan kunci dengan memberikan ruang keterlibatan dan harapan terhadap posisi dan perannya dalam tujuan yang telah ditetapkan. Tema tentang pengelolaan pemangku kepentingan menjadi alat bantu penting untuk membantu Anda mengidentifikasi, memetakan dan memformulasikan keterlibatan mereka secara optimal dalam tujuan Anda. Disamping itu memastikan bahwa proyek yang Anda kelola dapat berhasil pada saat orang lain gagal.

Panduan Analisis berbasis pemangku kepentingan (Stakeholders Based Approach)

Ketika Anda lebih sukses dalam pekerjaan dan karir, tindakan yang Anda ambil dalam menjalankan organisasi akan mempengaruhi semakin banyak orang. Semakin banyak orang yang dapat Anda pengaruhi, maka semakin besar kemungkinan tindakan Anda berdampak kepada orang-orang atau pihak-pihak yang memiliki kekuasaan dan pengaruh atas organisasi tersebut. Orang-orang ini diharapkan dapat mendukung dan mendorong kinerja Anda atau bahkan menahan Anda. Kondisi ini tentunya tidak terlepas dari kemampuan Anda memahami pemangku kepentingan yang ada di lingkungan organisasi dengan menggunakan cara atau pendekatan yang tepat dalam menentukan pilihan untuk bertindak dan mengambil keputusan.

Salah satu cara yang dapat ditempuh dengan melakukan identifikasi unit binis atau organisasi Anda dengan melakukan analisis pemangku kepentingan yang dikenal dengan Stakeholder Based Approach (SBA). Pendekatan ini dikembangkan untuk membantu para pengambil keputusan, manajer proyek, pimpinan organasasi dalam melakukan perencanaan untuk memetakan pemangku kepentingan dengan cara mengidentifikasi orang-orang atau pihak-pihak kunci yang harus dikelola dan dimenangkan. Selanjutnya dibangun strategi untuk membangun dukungan terhadap tujuan dan harapan organisasi dengan melibatkan mereka sesuai peran dan kontribusinya.

Beberapa manfaat dari penggunaan pendekatan ini diantaranya:

  • Menggunakan pendapat para pemangku kepentingan yang paling kuat untuk membentuk tujuan dari organisasi atau proyek pada tahap awal. Hal ini tidak hanya memberikan dukungan terhadap organisasi atau tujuan lebih dari itu dapat dapat meningkatkan kualitas dari hasil yang ditetapkan dalam rencana.
  • Mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan yang kuat untuk membantu memenangkan lebih banyak sumber daya – hal ini akan lebih mengoptimalkan kinerja dalam mencapai tujuan.
  • Membangun strategi komunikasi dengan para pemangku kepentingan sejak awal secara intensif untuk memastikan bahwa mereka memahami apa yang harus dilakukan dan memahami manfaat dari organisasi atau proyek yang dilaksanakan – hal ini berarti mereka dapat mendukung tujuan organisasi secara aktif jika di perlukan.
  • Mengantisipasi reaksi dari masyarakat terhadap keberadaan organisasi atau proyek yang akan dilaksanakan dan mengintegrasikan dalam skema perencanaan untuk mendapatkan dukungan dari mereka.

Bagaimana melakukan Analisis Pemangku Kepentingan

Secara umum praktek pemetaan pemangku kepentingan di awali dengan mengidentifikasi siapa saja orang atau pihak yang berkepentingan dan berpengaruh terhadap organisasi atau proyek yang diusulakan. Langkah berikutnya bekerja di luar kekuasaan mereka, pengaruh dan kepentingan, sehingga Anda tahu kepada siapa harus fokus. Langkah terakhir mengembangkan pemahaman secara komprehensif tentang stakeholder yang paling penting agar Anda tahu bagaimana mereka akan merespon, dan sehingga Anda bisa mengetahui bagaimana untuk memenangkan dukungan mereka – Anda dapat merekam analisis ini pada peta pemangku kepentingan. Setelah Anda melakukan analisis dengan menggunakan alat bantu ini masukkanlah dalam perencanaan untuk menentukan strategi pelibatan mereka dan menentukan cara yang paling tepat bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan masing-masing pemangku kepentingan yang telah teridentifikasi.

Berikut langkah-langkah dalam melakukan Analisis pemangku kepentingan:

Langkah 1. Mengidentifikasi Stakeholder

Langkah pertama dalam analisis stakeholder Anda adalah untuk bertukar pikiran yang stakeholder Anda. Sebagai bagian dari ini, memikirkan semua orang yang terpengaruh oleh pekerjaan Anda, yang memiliki pengaruh atau kekuasaan di atasnya, atau memiliki kepentingan dalam kesimpulannya sukses atau gagal. Dalam membangun setiap peta pemangku kepentingan dengan mengembangkan daftar katagori dari orang, organisasi, lembaga atau pihak lainnya yang memiliki bekepentingan terhadap organisasi atau tujuan Anda. Setelah daftar adalah cukup lengkap itu kemudian memungkinkan untuk menetapkan prioritas dalam beberapa cara, kemudian menerjemahkan stakeholder ‘prioritas tertinggi’ ke tabel atau gambar. Daftar potensi pemangku kepentingan untuk setiap kegiatan tentunya akan melebihi waktu yang tersedia untuk menganalisis termasuk kemampuan alat yang digunakan untuk memetakan sesuai kebutuhan informasi yang ada. Tantangannya agar Anda tetap fokus pada pemangku kepentingan yang benar-benar sesuai dan memiliki tingkat kepentingan terhadap organisasi sebagai bagian dari komunitas khusus atau berorientasi terhadap tujuan proyek sehingga memudahkan dalam memvisualisasikan.

Tabel di bawah menunjukkan beberapa pemangku kepentingan yang mungkin terlibat dalam organisasi atau proyek :

 
 
Perlu diperhatikan meskipun pemangku kepentingan mungkin menatasnamakan organisasi dan orang-orang yang berkepentingan baik langsung maupun tidak langsung, namun pada akhirnya yang perlu Anda lakukan adalah berkomunikasi dengan orang, Pastikan bahwa Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan secara individu yang benar dalam sebuah organisasi pemangku kepentingan.

Langkah 2. Prioritaskan Stakeholder Anda

Pada tahapan ini Anda telah memiliki daftar panjang organisasi/lembaga atau orang-orang yang dipengaruhi oleh organisasi atau pekerjaan Anda. Beberapa mungkin memiliki kekuatan baik untuk menghambat atau mendorong kinerja organiasasi. Beberapa mungkin tertarik dengan apa yang direncanakan atau dilaksanakan oleh organisasi atau apa yang Anda lakukan, sebagian lainnya mungkin tidak peduli.

Lakukan pemetaan secara mendalam terhadap pemangku kepentingan tentang kekuatan/kepentingan dalam sebuah geradi atau kisi-kisi seperti pada gambar, dan mengklasifikasikan para pemangku kepentingan dengan peran dan kontribusi mereka atas tujuan organisasi serta ketertarikan pada pekerjaan yang Anda lakukan. Lakukan pengujian dengan meletakkan masing-masing pemangku kepentingan berdasakan pengaruh dan kekuatan. Misalnya, atasan Anda cenderung memiliki kekuatan yang tinggi dan pengaruh dan harapan yang tinggi terhadap pekerjaan Anda. Keluarga Anda juga mungkin memiliki harapan yang tinggi, tetapi tidak mungkin memiliki kekuatan atas pekerjaan Anda.

Selanjutnya lakukan analisis dengan memposisikan pemangku kepentingan (orang/organisasi/lembaga) dalam geradi tersebut untuk membantu Anda bertindak terhadap posisi mereka:

  • Kekuatan Tinggi, orang tertarik: orang-orang yang benar-benar harus terlibat dan membuat upaya besar agar mereka puas terlibat dalam organisasi atau bisnis yang Anda pimpin.
  • Kekuatan Tinggi, orang kurang tertarik: menempatkan dalam posisi untuk tetap bekerja dengan menjaga kepuasan mereka, tetapi tidak terlalu banyak sehingga mereka menjadi bosan dengan rencana dan komunikasi yang Anda buat.
  • Kekuatan rendah, orang-orang tertarik: menjaga orang-orang ini dengan memberikan cukup banyak informasi, dan berbicara dengan mereka untuk memastikan bahwa tidak ada masalah besar yang timbul dikemudian hari. Orang-orang ini sangat membantu terhadap sukses organisasi dan rincian proyek Anda.
  • Kekuatan rendah, orang kurang tertarik: sekali lagi, memantau orang-orang ini, tapi jangan bosan mereka untuk selalu berkomunikasi secara wajar tidak berlebihan.

Langkah 3. Memahami Stakeholder Kunci Anda

Pada langkah ini Anda diarahkan untuk memahami lebih dalam pemangku kepenitingan kunci yang terlibat dalam pekerjaan atau bisnis Anda. Masing-masing orang atau organisasi perlu dinilai sejauhmana respon atau reaksi terhadap proyek, dan bagaimana mereka terlibat dan memberikan kontribusi terhadap keberhasilan pekerjaan Anda. Disamping itu, Anda juga perlu memahami cara terbaik untuk melibatkan mereka dalam proyek Anda serta membangun komunikasi efektif dengan mereka.

Pertanyaan kunci yang dapat membantu Anda memahami stakeholder Anda diantaranya:

  • Apa kepentingan finansial atau emosional yang mereka miliki dari hasil pekerjaan Anda? Apakah positif atau negatif?
  • Apa yang memotivasi mereka yang paling penting?
  • Informasi apa yang mereka inginkan dari Anda?
  • Bagaimana mereka ingin menerima informasi dari Anda?
  • Apa cara terbaik untuk berkomunikasi pesan Anda kepada mereka?
  • Apa pendapat mereka saat ini pekerjaan Anda? Apakah berdasarkan informasi yang baik?
  • Siapa yang mempengaruhi pendapat mereka secara umum, dan yang mempengaruhi pendapat mereka tentang Anda?
  • Jika mereka tidak mungkin untuk menjadi positif, apa yang akan dimenangkan dari mereka untuk mendukung Anda?
  • Jika Anda tidak berpikir Anda akan dapat memenangkan mereka, bagaimana Anda akan mengelola sikap oposisi mereka?
  • Siapa lagi yang mungkin dipengaruhi oleh pendapat mereka? Apakah orang-orang ini menjadi pemangku kepentingan dalam memperjuangkan hak mereka sendiri?

Cara yang cukup efektif untuk menjawab pertanyaan diatas dengan melakukan komunikasi intensif untuk berbicara secara langsung dengan pemangku kepentingan. Biasanya ketika Anda berbicara langsung, orang cenderung untuk terbuka terbuka tentang pandangan mereka, dan meminta pendapat dari masyarakat. Berkomunikasi informal seringkali merupakan langkah pertama dalam membangun sebuah hubungan yang sukses dengan para pemangku kepentingan.

Buatlah catatan penting berupa rangkuman atas pemahaman yang Anda dapatkan pada saat melakukan pemetaan pemangku kepentingan, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat dimana para pemangku kepentingan yang akan bertindak sebagai blocker atau kritikus, dan yang cenderung pendukung. Salah satu teknik yang dapat digunakan dengan memberikan kode warna pada saat memvisualisasikan kekuatan dan repson mereka. Misalnya menampilkan pemangku kepentingan pendukungnya dengan menggunakan warna hijau, blocker dan kritikus warna merah, dan orang lain yang netral dengan warna putih.

Catatan Penting:

Memahami pemangku kepentingan sebagai salah satu pekerjaan pentinga yang Anda lakukan dalam organisasi atau bisnis akan membangun dukungan terhadap rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Anda akan mempengaruhi banyak orang atau pemangku kepentingan yang memiliki kekuatan dan pengaruh yang tinggi. Beberapa orang memiliki kekuatan untuk merusak proyek Anda dan posisi Anda. Orang lain mungkin menjadi pendukung kuat dari pekerjaan Anda. Oleh karena itu kemampuan berkomunikasi dan menjalin hubungan personal menjadi penting untuk Anda kuasai.

Mengelola pemangku kepentingan adalah proses dimana Anda mengidentifikasi stakeholder kunci dan memenangkan dukungan mereka. Analisis pemangku kepentingan merupakan tahap awal, di mana Anda mengidentifikasi dan mulai untuk memahami siapa saja orang-orang yang berpengaruh terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dan mampu mendorong perubahan secara signiifikan.

Brainstorming bersama para pemangku kepentingan Anda untuk menggali informasi dan emenentukan prioritas mereka atas kapasitas dan kepentingan, Tahap terakhir Anda berusaha untuk mendapatkan pemahaman tentang apa yang memotivasi para pemangku kepentingan Anda dan bagaimana Anda harus menang mereka di sekitar.

One thought on “Mengelola Stakeholder: Sukses Memenangkan Dukungan Bisnis Anda*

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s